Masspostitused wordiga

Allikas: Teadmusbaas

Sissejuhatus

Masspostituse kasutamine hõlbustab tööd kui on tarvis saata viiele ja enamale kasutajale sarnast e-maili. Tervituskaardid, informatiivsed teated klientidel jne. Käesolev juhend eeldab arvutisse installeeritud tarkvarakomplekti MS Office olemasolu

Andmebaasi faili loomine

Andmebaasi faili loomine on eelduseks et masspostitus toimiks, sealt loetakse adressaatide andmed, meiliaadressid, nimed jne. Faili loomiseks on hea kasutada MS Excel'it. Tuleb luua tabel kus on toodud vähemalt adressaadi nimi ja meiliaadress, praeguses näites ka hüüdnimi. Fail näeks välja järgnev:

Eesnimi Perenimi Hüüdnimi Meiliaadress
Juhan Juurikas Juss juss@mail.com
Peeter Pesa Pets pets@mail.com
Taavi Kaigas Taiks taiks@mail.com

Postituse ettevalmistamine

Järgmises etapis algab juba postituse koostamine. MS Word'is, Mailings jaotuses, on nupp nimega Select Recipients, seal omakorda Use an existing list valik. Sealtkaudu tuleb avada eelmises punktis loodud andmebaasifail.

Postituse loomine

Nüüd postituse loomise juurde. Näitena kasutame lihtsat teksti:
Tere Juhan Juurikas!
Kas sinu hüüdnimi on Juss?
Kui on, siis kinnita vastusmeiliga oma meiliaadressi milleks meie andmetel on juss@mail.com

[insert merge field] on võimalik kätte saada Mailing jaotusest
Kirjutame postitusse: Tere [Insert merge field] Eesnimi [Insert merge field] Perenimi!
Kas sinu hüüdnimi on [Insert merge field] Hüüdnimi?
Kui on, siis kinnita vastusmeiliga oma meiliaadressi milleks meie andmetel on [Insert merge field] Meiliaadress

Postituse saatmine

Enne saatmist on võimalus iga postitus eraldi üle vaadata ja kontrollida. Seda saab teha [Finish and merge] Edit individual documents valiku alt. Lõplikuks saatmiseks tuleb valida [Finish & Merge] alt Send e-mail messages. Word pakub automaatselt to: reale välja andmebaasifailist Meiliaadress lahtri, ise tuleb kirjutada vaid sobiv tekst Subject reale ning vajutada OK.
Masspostitus on sellega laiali saadetud

Koostaja

Juhendi koostas Martin Sikka